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CTIS, año 2023: momento crítico en la gestión de ensayos clínicos en Europa

¿Qué cambia en enero de 2023 respecto a la gestión de ensayos clínicos en Europa? ¿Qué hemos aprendido en este primer año con la CTR 536/2014 en vigor y el CTIS en funcionamiento? ¿Cuánto tiempo queda para que se termine el periodo de transición que prevé la norma para que los promotores de los ensayos se adapten a la nueva situación?
Por Lidya Domínguez
Directora de Investigación Clínica de Sermes CRO y miembro del grupo de trabajo sobre CTIS de la EMA desde 2017

Ahora que ha pasado casi un año desde la puesta en marcha del nuevo portal europeo de ensayos clínicos (CTIS), es momento de valorar lo que ha sucedido en este tiempo y las lecciones aprendidas para aquellos que, como nosotros, nos dedicamos a la gestión de ensayos clínicos en Europa. Sobre todo, es importante saber que en enero de 2023 se va a producir un nuevo cambio de escenario, al haber pasado ya el primero de los tres años de transición que preveía la norma que regula el CTIS: la Clinical Trial Regulation 536/2014. Esto tiene como consecuencia directa que cualquier ensayo clínico nuevo que se presente a partir de esa fecha, ya tendrá que gestionarse íntegramente a través de CTIS.

Pero antes de entrar en ese análisis y comprender el marco en el que nos moveremos en los años 2024 y 2025 (en los que continúa el periodo de transición), vamos a hacer una pequeña recapitulación sobre el CTIS (qué es y por qué es importante conocerlo y utilizarlo desde ya) y de nuestra actividad dentro de la plataforma.

¿Qué es el CTIS?

El CTIS (Clinical Trial Information System) es el nuevo portal europeo en el que se centraliza la gestión de toda la documentación de ensayos clínicos. Con su puesta en marcha, queda superada la anterior directiva europea que regulaba los ensayos clínicos (CTD 2001/20/CE). La norma prevé un periodo de transición de tres años (de los cuales ya ha transcurrido uno), del que hablaremos más adelante.

Estos son los puntos más destacados a tener en cuenta sobre el CTIS:

Es el único punto de entrada para toda la información relacionada con ensayos clínicos en Europa.
El proceso de submission pasa a ser exclusivamente telemático.
Presentación y comunicación entre los diferentes stakeholders: Comités de Ética de la Investigación, Estados Miembro y sponsors. El intercambio de información entre los promotores de los ensayos y los estados miembro se llevará a cabo enteramente a través de CTIS.
Información accesible al ciudadano: mejora de la disponibilidad de los datos públicos referentes a ensayos clínicos, tanto de las solicitudes como de los resultados. El CTIS va a ofrecer a los pacientes datos sobre ensayos clínicos (facilitando su búsqueda), así como a los profesionales de la salud y el público en general. Los resultados de los ensayos clínicos serán ofrecidos tanto en lenguaje técnico como lego.

¿Cuál es nuestra experiencia trabajando con CTIS?

Fuimos la primera CRO española en presentar un ensayo clínico por CTIS, en marzo de 2022.
En total, en los nueve meses que lleva operativa la plataforma CTIS, nosotros ya hemos presentado tres ensayos clínicos nuevos y hemos gestionado la transición a CTIS de otros tres ensayos más.
Llevamos desde el año 2017 trabajando dentro de la plataforma y contribuyendo a su desarrollo, gracias a nuestra participación en el Grupo de Trabajo del CTIS auspiciado por la Agencia Europea del Medicamento (EMA).

Una adaptación gradual y efectiva al entorno CTIS

La entrada en vigor del Reglamento 536/2014 implica un proceso de adaptación estructural que requiere redefinir el modelo de negocio por parte promotores y CROs, así como modificar los procedimientos normalizados de trabajo.

Desde su entrada en vigor (en enero de 2022), la nueva regulación preveía 3 años de transición, el primero de los cuales está a punto de expirar. En este sentido, lo más importante es saber que, a partir del próximo enero de 2023, cualquier solicitud de autorización de un nuevo ensayo clínico debe ser presentada a través de CTIS.

Durante los dos siguientes años del periodo de transición, 2023 y 2024, los ensayos clínicos autorizados bajo la antigua directiva pueden continuar gestionándose bajo esa norma, pero a partir de enero de 2025 todos los ensayos clínicos presentados por EudraCT tendrán que haber sido migrados (transicionados) a CTIS, siempre y cuando la finalización de dichos ensayos esté prevista después del 31 de enero de 2025.

Por esta razón es vital realizar una planificación para llevar a cabo la transición de estos ensayos. En primer lugar, identificando los ensayos que tienen que realizar la transición, y, en segundo lugar, identificando si los documentos de la parte I están armonizados/consolidados en todos los Estados Miembros, ya que solo se pueden transicionar ensayos donde el protocolo esté armonizado (recomendado) o consolidado (aceptado). Pero ¿cuál es la diferencia entre armonizado y consolidado?

Un protocolo armonizado es un protocolo idéntico que incluye procedimientos de ensayo idénticos en todos los países y que ha sido aprobado en todos los Estados Miembros de la UE.
Un protocolo consolidado es aquel en el que hay diferencias en los procedimientos en los distintos Estados Miembros, pero el documento del protocolo en sí es idéntico (es decir, las cuestiones específicas de los Estados miembros se describen dentro del protocolo o en un apéndice de este).

A la hora de calendarizar este proceso de transición, habrá que tener en cuenta lo siguiente:

Realización de las enmiendas necesarias bajo la Directiva 2001/20/CE, para armonizar la documentación antes de la transición.
Tener en consideración la fecha límite para la posterior solicitud de autorización bajo el Reglamento. Por nuestra experiencia y los tiempos que se están manejando dentro de CTIS, consideramos que la fecha máxima sería a mediados de 2024, ya que hay que obtener las autorizaciones bajo la Directiva.

Mucho cuidado en este punto porque el tiempo que se emplea en realizar la transición es casi igual que para realizar la solicitud de un nuevo ensayo en CTIS.

Hay que tener en cuenta, además, que la transición de los estudios de la Directiva al Reglamento de ensayos clínicos se puede realizar sin completar todo el expediente de solicitud que se especifica en el Anexo I del Reglamento.

Información y documentos mínimos para realizar la transición de un ensayo clínico a CTIS

Una carta de presentación para la solicitud bajo el Reglamento
El formulario de solicitud (Partes I y II)
La siguiente información en lo que respecta a la Parte I:
- La última versión aprobada del protocolo
- IB
- los documentos pertinentes para las normas de correcta fabricación
- IMPD
- documentos relacionados con los medicamentos auxiliares (si procede).
Los documentos que deben presentarse en relación con la Parte II son: la última versión aprobada de la hoja de información de los sujetos y el formulario de consentimiento informado.

El resto de los documentos obligatorios para realizar la solicitud a través de CTIS se adjuntan en blanco. Se puede incluir, por ejemplo, el siguiente comentario en CTIS: “not required – transition trial”.

Si la transición se realiza solo con los documentos e información mínimos, posteriormente debemos realizar las siguientes tareas:

Se debe completar el expediente de solicitud, de acuerdo con el Anexo I del Reglamento de Ensayos Clínicos en el momento en el que se presente la primera solicitud después de que el ensayo clínico ya ha migrado, siendo esta la siguiente modificación sustancial
En principio, se debe completar el expediente de solicitud al menos en lo que respecta a la parte del expediente de solicitud que se evaluará en el procedimiento (por ejemplo, en caso de modificación sustancial de la parte II, se deberán completar todos los elementos relacionados con la Parte II del expediente pertinente para el Estado o Estados Miembros afectados por la modificación sustancial).

Algunos asuntos sin resolver

Al unificar en un solo punto toda la gestión de documentación de ensayos clínicos en Europa, el proyecto CTIS supone un importante reto de coordinación entre todos los actores involucrados: Estados Miembros (y sus agencias regulatorias, así como los comités de ética de la investigación), promotores y CROs. Por ello, todavía quedan algunos asuntos pendientes de resolver, como la aclaración de los requisitos nacionales por parte de los diferentes Estados Miembros; o la implantación de nuevas funcionalidades en CTIS que se adapten a las necesidades de los promotores.

Por otro lado, resulta imprescindible la correcta planificación de la transición de los ensayos, ya que los plazos de aprobación de las modificaciones en el marco de la Directiva están tardando más de lo previsto según la legislación local, lo que impide pasar al Reglamento, siendo el país más lento el que limita el proceso. Debido a ello, hay una tendencia a que los ensayos se acumulen, tanto para los Estados Miembros como para los promotores.

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